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9 conseils pour créer un e-mail efficace

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Trop de messages électroniques ! Trop mal rédigés ! Trop de temps !

Choisissez de communiquer par message électronique si ce moyen de communication est le mieux adapté à la situation.
Les règles de la communication électronique s’adaptent à une exigence de communication rapide. Oubliez donc certaines règles littéraires enseignées pour la correspondance traditionnelle.

Adaptez votre style pour avoir l’impact recherché !

9 conseils :

• Un seul sujet par message. Cela facilite le traitement et le classement (pour vous-même et pour votre destinataire)
• Votre message est concis et précis.
• Une formule telle « Chère… / Cher xyz » est désormais bienvenue en début de texte. En raison de la quantité actuelle de messages inutiles, vous vous assurerez un meilleur impact car votre destinataire identifiera immédiatement que le message lui est personnalisé.
• Les 3 premières lignes du message donneront votre requête précise et claire ou un condensé du contenu. Gardez en tête que de nombreux correspondants doivent traiter des dizaines de messages par jour, ils vont vite, très vite, trop vite ! Si votre message n’est pas immédiatement percutant, il risque d’être immédiatement détruit.
• Les autres paragraphes fourniront à l’interlocuteur les explications complémentaires nécessaires.
• Le titre du message est essentiel pour créer l’impact. Il sera habilement choisi pour que le destinataire connaisse précisément le sujet du message avant même de l’ouvrir. Le titrage efficace ira du plus large vers le plus précis. Par exemple : titre du projet / étape / question ou point traité. Et si vous avez un délai de réponse à donner : notez-le en fin de ligne titre entre [Rép SVP avant le…].Quand vous répondez, n’hésitez pas à modifier le titre si votre correspondant a omis d’en choisir un ou a utilisé un titre vague, ou encore si votre sujet se précise… Un bon titre, c’est aussi se faciliter la recherche quand vous voulez retrouver ce message ou quand votre destinataire cherchera à s’y référer.
• Dans le champ ‘A’, vérifiez que vous envoyez au bon destinataire avec la bonne adresse électronique. Dans le champ ‘cc’, vous ne mettrez que les destinataires qui ont réellement besoin d’être informés, mais qui n’ont rien à traiter. Le champ ‘ccc’ (copie cachée) est habituellement à proscrire.
• Assurez-vous de mettre –en fin de message- un petit mot de politesse et surtout ce que l’on appelle votre ‘signature’, c’est-à-dire votre fonction et vos coordonnées. Votre interlocuteur saura ainsi quelle est votre fonction et pourra éventuellement choisir un autre mode de communication (tél, Skype, poste…) si mieux approprié.
• Prenez le temps de relire votre message et de vous assurer que le minimum de qualité est respecté (les 8 points ci-dessus, l’exactitude des infos, l’orthographe, la ponctuation, la grammaire…). Si besoin, utilisez votre vérificateur orthographique. Et si le contenu est particulièrement sensible, laissez passer une nuit pour relire ce message avec un nouveau regard avant de l’expédier.

(*) Bruno Savoyat intervient dans le domaine de l’efficacité au travail (efficacité individuelle, efficacité collective, efficacité avec les nouvelles technologies, de la gestion du changement, du management, etc. Il est l’auteur de l’ouvrage « Les secrets de l’efficacité (En faire plus en moins de temps) » paru chez Maxima Paris (4ème édition). Il est directeur de IBT pour la France, la Suisse et la francophonie (réseau de formateur consultant délivrant le PEP® ou Programme d’Efficacité Personnalisé®). Il est directeur de Revevol pour la Suisse (les méthodes collaboratives avec les Google Apps). www.ibt.fr www.efficacite.eu www.revevol.eu